Importância da gestão de projetos nas organizações

Para garantir que, numa empresa ou organização, tudo ocorra de acordo com o planeado e para que os objetivos sejam alcançados, existe a gestão de projetos, que consiste em estratégias que facilitam e agilizam a execução de um projeto. Por norma, é atribuído um gestor de projeto, que deve ter como skills a liderança, confiança e visão.

 

Neste artigo, vamos falar sobre a importância da gestão de projetos para uma empresa ou organização e as suas vantagens!

 

O que é gestão de projetos?

 

Corresponde ao acompanhamento das atividades de um projeto desde o seu início até ao fim.

 

Podemos identificar algumas ações que são efetuadas no âmbito da gestão de projetos:

• Análise da viabilidade do projeto;
• Prazos e cronograma;
• Recursos humanos, financeiros e ferramentas necessárias para a execução do projeto;
• Distribuição de tarefas;
• Organização das tarefas em ordem cronológica e clara;
• Identificação de problemas que possam surgir e definição de estratégias de adaptação para as próximas fases.

 

Estas ações são efetuadas pelo gestor de projeto.

 

A importância da gestão de projetos

 

O mercado está cada vez mais competitivo e os consumidores mais exigentes. Isto significa que é importante que as empresas melhorem o seu desempenho, o que pode ser feito com uma boa gestão de projetos, pois desta forma as organizações conseguem tratar cada projeto como único, com as suas necessidades específicas, de modo personalizado. Com este procedimento, as organizações conseguem aumentar a sua credibilidade e reconhecimento.

 

Para além disso, a gestão de projetos ajuda a prever os riscos e analisa-os, propondo alternativas mais seguras, mesmo antes da sua execução.

 

Qual a diferença entre um projeto e um processo?

 

Um projeto é algo temporário e tem um único objetivo, como por exemplo, desenvolver um novo produto, uma ferramenta interna, um website. As características mais comuns dos projetos são:

• Temporários;
• Seguem fases progressivas;
• Têm um início e um fim claros.

 

Já as características mais comuns dos processos são:

• Contínuos e repetem-se;
• Estão em constante atualização.

 

Vamos imaginar que a sua organização quer criar um website. Este website precisa de ser desenvolvido. Para que isso aconteça são necessários recursos e tempo, assim como irá passar por fases muito específicas. Isto é um projeto. Mas imagine que, passados alguns anos, necessita de fazer melhorias ao website, tendo em conta novas tendências. Vai seguir alguns passos padrão para voltar ao tema, passos que já seguiu anteriormente para a criação do primeiro website. Ou seja, vai seguir um processo, mas desta vez vai adicionar novas etapas ao processo, de modo a atualizá-lo, tendo em conta o histórico do processo anterior.

 

As principais vantagens da gestão de projetos

 

1- Cumprimento de prazos

O gestor de projetos tem como função criar um cronograma para a execução de um projeto, propondo prazos de início e de entrega final.

 

Tendo em conta que podem surgir situações imprevisíveis num projeto, o gestor de projetos faz o cronograma de modo flexível, ou seja, aberto à alteração de datas de acordo com imprevistos e problemas.

 

2- Relacionamento com os colaboradores

A gestão de projetos pressupõe a distribuição de funções por equipas, o que faz com que os colaboradores consigam ter uma perceção mais clara do impacto do seu trabalho no desempenho da empresa. Para além disso, quando os colaboradores são chamados a participar num projeto, vão sentir uma enorme satisfação após o resultado final, o que os motiva a colocar esforço máximo em projetos futuros.

 

3- Satisfação dos clientes

Existem projetos internos, mas também projetos requisitados por clientes. Em ambas as situações, a equipa interna se foca em garantir que correspondem às expectativas.

 

Com a aplicação da gestão de projetos, é mais provável um melhor desempenho, o cumprimento de prazos e de orçamento e o aproveitamento eficiente dos recursos. Com tudo isto, para além da satisfação dos colaboradores, também a satisfação dos clientes aumenta, principalmente quando um projeto interno será lançado para uso dos clientes. No caso dos projetos requisitados pelos clientes, a gestão de projetos também evita atrasos e má qualidade, o que ajuda na satisfação.

 

De facto, a gestão de projetos é crucial para a sua empresa ou organização e para o sucesso dos seus projetos internos ou requisitados por clientes.